Как ставить задачи, чтобы их выполняли точно и в срок

Если вам приходилось когда-либо руководить людьми, то наверняка сталкивались с тем, что ряд поручений не выполняется или выполняется совсем не так, как вы хотели. В этой статье разберем 7 важных моментов, как ставить задачи так, чтобы их выполняли чётко и вовремя.

Многие руководители считают, что их приказы или поручения должны выполняться беспрекословно. Если сотрудник не смог выполнить поручение, то он виноват и нет ему прощения. Да, доля его вины тут тоже есть. Но, как ни странно, большой процент вины лежит и на самом руководителе, который эту задачу поставил. И как раз самая распространенная причина «провала» — это неправильно поставленная задача. Разберёмся, как этого избежать.

1. Говорите о решении задач, а не проблем

Часто руководитель начинает диалог с описания возникших проблем:

• У нас есть проблема – просели продажи на 20%.
• У нас большое количество неликвида образовалось на складе.
• Поставщики не дают хороших закупочных цен.
• Конкуренты стали демпинговать и упал средний чек / маржа и т.д.

Важно понять, что люди не любят решать проблемы. А вот решать задачи – это уже другое дело, это в более позитивном ключе выглядит. Можно то же самое немного перефразировать:

• Коллеги, у нас новая задача – нужно увеличить продажи на 20%.
• Необходимо увеличить процент ликвидного товара на складе.
• Нужно договориться о более выгодных ценах с поставщиками.
• Стоит задача поднять средний чек и маржу.

Глобальный смысл не поменялся, изменилась лишь постановка задачи. В ряде случаев уже это может немного улучшить ситуацию.

2. Задача должна быть максимально конкретной

Задача должна быть выражена в конкретных цифрах. Не просто увеличить средний чек, а увеличить до конкретного значения к конкретному сроку.

Опорных цифр по задаче может быть несколько. Например, чтобы поднять прибыль, можно увеличить средний чек, можно увеличить допродажи аксессуаров, уменьшить закупочную цену, уменьшить процент отказов и т.д.

Если невозможно привязаться к цифрам, то необходимо описать то, что вы ждете на выходе, прям по пунктам – 1, 2, 3.

3. Задача должна быть поставлена персонально

Часто задачи ставятся на совещании, созвоне или в чате. Вроде бы всё обсудили и даже сформулировали правильно, но кто за это отвечает не определили. На следующем собрании, когда уже нужен результат, сотрудники начинают друг на друга перекидывать стрелки: «А я думал это Миша должен делать» и т.д.

Важно ставить задачи конкретным сотрудникам персонально. Задача должна быть посильной для человека. Если сотрудник априори не в состоянии ее решить, её постановка будет бессмысленной.

4. Вы должны убедиться, что задача понята правильно

Этот момент тоже очень важен. Бывает, что руководитель объяснил всё в общих чертах, а потом недоволен, когда задача вроде и выполнена, но в другом ключе. А бывает, что сотрудник может просто не понять, что от него требует начальник и, не спросив, сам додумывает, что от него требуется.

Поэтому, поставив задачу, убедитесь, что правильно поняли и её, и пути её решения.

5. Задача должна быть ограничена во времени

Даже если вы поставили правильную задачу и убедились, что она понята правильно, отсутствие дедлайна может свести всё на нет.

В этом случае вы рискуете получить всё с очень большим опозданием или вовсе не получить, т.к. про отложенную в долгий ящик задачу можно забыть.

Часто подобное наблюдается с фрилансерами, у которых кроме вас есть еще клиенты. И если вы их не ограничиваете по времени, они могут заниматься вашей задачей чуть ли не в последнюю очередь.

6. Сотрудник должен быть мотивирован на выполнение задачи

Это важный момент. Для наглядности приведу пример.

У одного предпринимателя был бизнес. Он приносил прибыль, но относительно небольшую, которой не хватало, чтобы вывести компанию на уровень выше. Владелец каждый месяц ставил перед начальником отдела продаж планы по продажам, которые выполнялись, но со скрипом. Он пытался завышать немного планку, но сотрудники, понимая, что до нее не доберутся, сдавались раньше времени. В итоге план выполнялся хуже, чем мог бы, если не задирать планку. Начальник постоянно доказывал, что они и так еле справляются с планами продаж.

В общем устал предприниматель, сел и прикинул, сколько денег ему может принести увеличение объема продаж на 20% по результатам года. Понял, что это почти 9 млн рублей прибыли. Позвал начальника и объявил ему, что планов продаж больше для отдела он ставить не будет. Этим будет заниматься сам начальник для своих подчиненных на свое усмотрение. Однако попросил начальника в течение года увеличить объем продаж на 20%, а если тот выполнит задачу, то получит +1 млн рублей в виде бонуса (помимо его ЗП и премий).

Нужно ли говорить, что объем продаж вырос более чем на 24% за 10 месяцев? При том же начальнике и практически том же составе отдела продаж. Да, пришлось предпринимателю выплатить некислый бонус, но он в итоге получил куда большую выгоду!

С мелкими задачами такое, конечно, не прокатит, но суть, надеюсь, вы поняли: грамотно замотивированный сотрудник может горы свернуть.

7. Вы должны контролировать выполнение задачи

Помимо всего вышеперечисленного важно еще ДО наступления дедлайна контролировать, как идет выполнение задачи. Можно «сверять часы», требуя какие-то промежуточные варианты (если они возможны). Иначе возможны ситуации, когда всё будет делаться перед дедлайном тяп-ляп, лишь бы было что-то, что можно вам показать.

К сожалению, не все руководители любят контролировать выполнение задач, получая в итоге результат, сделанный на коленке, лишь бы отчитаться для галочки. Поэтому уделяйте контролю время, чтобы к дедлайну вы не получили сюрпризов. Плюс ко всему вы будете видеть, какие ошибки допускаются в процессе, и сможете вовремя помочь их исправить.

Автор: Сергей Сальников

Редактор: Ольга Бастырева