Telegram-боты для конференции: опыт TargetHunter

Время на прочтение: 11 минут(ы)

В апреле 2024 года в Екатеринбурге прошла конференция Делай SMM! от компании TargetHunter. Взаимодействие с участниками мероприятия было максимально автоматизировано с помощью чат-ботов. Эта статья про Telegram-боты для конференции. Подробно расскажем про механику каждого бота, какие задачи они закрывали и с какими сложностями столкнулись организаторы.

Зачем нужны Telegram-боты для конференции

На конференции работал основной Телеграм-бот. Люди общались с ним в личке, а также он выполнял ряд задач в общем Телеграм-чате конференции.

С помощью чат-ботов решали сразу несколько задач:

• бот-навигатор помогал быстро сориентироваться и выдавал пользователям информацию по ключевым словам;
• бот-модератор вычислял и удалял спам и голосовые сообщения;  
• бот-напоминалка высылал уведомления за 5 минут до начала каждого нового доклада;
• бот-фидбэк собирал вопросы спикерам и обратную связь по докладам;
• бот-тиндер помогал организовать встречи участников для общения по заданной теме.

Кроме того, потребовался бот-сегментатор. Дело в том, что мероприятие проходило офлайн, но были и онлайн-слушатели.

Для офлайн-участников были организованы живые встречи с экспертами. Они были не доступны для онлайн-участников. А так как встречи готовились с помощью бота, важно было сначала проверить тариф участника. Делал это тоже чат-бот.

Вдобавок боты работали в большом открытом чате конференции. Среди его участников много тех, кто был на прошлых мероприятиях Делай SMM!, но не купил билет на конференцию в Екатеринбурге. Эти люди не могли задать вопрос спикерам. Поэтому прежде чем включался бот-фидбэк, бот-сегментатор проверял статус участника чата.

Все чат-боты создавались в сервисе BotHunter.

Далее расскажем про каждый бот чуть подробнее.

Бот-сегментатор

Чтобы разделить всю аудиторию на онлайн- и офлайн-участников, после оплаты тарифа пользователи получали ссылку-приглашение в бота. В этой ссылке были «хвостики», передающие параметр ТГ-СТАРТ.

Так, при переходе по ссылке люди в боте сегментировались и собирались в списки — онлайн / офлайн и все участники 2024.

Если онлайн-участник пытался запустить бот-тиндер, то получал ответ, что живые встречи доступны только для офлайн-участников.

Вот так это настраивалось в боте:

Когда пользователь заходил в бот по обычной прямой ссылке или пытался его перезапустить, то бот-сегментатор проверял, является ли человек участником конфы этого года. Если да, то выдавал главное меню. Нет — тогда давал ссылку на сайт, где можно купить билет на конференцию.

Бот-навигатор

После регистрации каждый участник получал в боте приветственное сообщение с главным меню. При этом бот автоматически сразу закреплял сообщение с кнопкой, ведущей в главное меню, чтобы его не потеряли.

Удобно, что можно не перелистывать диалог до сообщения закрепа, а сразу нажать кнопку — и она сразу сработает, не перекидывая к закрепленному сообщению.

Важно: такой фокус работает только с 1 кнопкой в сообщении. Если кнопок будет больше, то при закрепе ни одна не отобразится.

Главное меню для удобной навигации

Для офлайн-участников в главном меню было 3 кнопки: расписание, вопросы спикеру и бизнес-тиндер.

Онлайн-участники кнопку с тиндером не видели.

По кнопке «Расписание» участник видел изображение с временем и темами докладов в каждом зале, а также имена спикеров.

При нажатии на имя спикера открывались его регалии, фото, тема доклада и тезисы выступления.

С чем столкнулись

Так как в Телеграм в сообщении с фото можно отправить только 1024 символа, тексты некоторых спикеров не влезали в 1 сообщение.

Решение нашли достаточно изящное: тезисы поместили в кнопку с всплывающим сообщением.

Это позволило выдать доп. информацию, которая не влезла в основную часть сообщения, и при этом не переводить пользователя в новые текстовые блоки.

Благодаря этому приему не пришлось придумывать, как пользователю вернуться назад, и не усложнили схему бота. Просто появился текст — прочитал его, закрыл / нажал ОК — и продолжаешь дальше работу в боте.

Важно: во всплывающем сообщении тоже есть лимит — максимум 200 символов. Сильно с доп. информацией не разгуляешься. Пришлось красиво и читабельно сократить тексты.

Навигация в чате

Если пользователь задает вопрос о программе или расписании, бот-навигатор срабатывает на ключевые слова и присылает сообщение с нужной информацией.

При этом были разные ответы для разных сегментов аудитории. Участники получали расписание из главного меню. Остальным пользователям предлагалась ссылка на сайт с программой и возможностью приобрести билет.

Бот-модератор

В чате постоянно работает запрет на отправку голосовых сообщений. Они удаляются ботом автоматически благодаря вот такой простой связке в боте:

Кроме того, по ключевым словам бот может отлавливать и удалять спам.

Бот-напоминалка

Если бот-сегментатор поместил участника чата в список участников текущей конференции, то пользователь добавлялся в специального бота, который рассылал напоминания о лекциях за 5 минут до начала.

Вот так выглядел бот:

Подобная схема условий проверки времени и выставленные таймеры позволяли вовремя отправлять актуальные напоминалки всем, кто успел зайти в бота. А тех, кто зашел с опозданием, переносило к ближайшему выступлению.

Кроме того, если человек подключался в бота после того, как все уже получили напоминалку, но еще до начала выступления, он СРАЗУ получал уведомление, какой и где сейчас начнется доклад, кто спикер. А также кнопки, по которым можно было быстро попасть в раздел со спикером и задать вопрос.

Бот-фидбэк: собираем вопросы спикеру и отзывы

На предыдущих конференциях мы просили участников писать вопросы в чат, добавляя хештег. Уже затем вопросы распределялись по спикерам и собирались в отдельный список. После доклада модератор зала зачитывал из этого списка вопрос спикеру.

Минусы такого способа:

• доклады одновременно идут в двух залах, в общем чате получается каша из вопросов;
• вопросы сложно отслеживать;
• не всегда понятно, какому именно спикеру задан вопрос.

Чтобы этого избежать, сбор вопросов автоматизировали с помощью чат-бота. Вот как это выглядело по всем спикерам:

Если кто-то писал вопрос в чате, ему приходило сообщение, что все вопросы пишем в личку бота. Специальная кнопка сразу вела на сбор вопросов.

Вот так выглядела ссылка про написание вопроса спикеру: https://t.me/delay_smm_bot?start=question То есть  у нее был  «хвостик», который передавался в бота как параметр {tg_start}. Так  бот понимал, какой сценарий нужно запустить человеку.

Преждем чем открыть раздел с возможностью задать вопрос спикеру, бот-сегментатор сначала проверял, является ли пользователь участником текущей конференции. Если нет, то появлялось сообщение, что возможность задавать вопросы есть только у участников конференции.

Схема бота, собирающего вопросы спикеру

Механика сбора вопросов

Когда участник конференции нажимал на кнопку сбора вопросов, бот выдавал ему расписание докладов в каждом зале и кнопки, через которые можно было задать вопрос конкретному спикеру.

Нажимая кнопку с именем спикера, пользователь видел его фото, регалии, время и место выступления, тему доклада и кнопку «Задать вопрос спикеру».

Заданный вопрос бот автоматически записывает в специальную гугл-табличку, из которой модератор зала задает вопросы спикеру.

В табличке все вопросы собирались в общую кучу, но на соседнем листе стояла настройка автоматического формирования сводной таблицы, где все вопросы группировались по спикерам. Это позволяло модераторам быстро и удобно искать информацию.  

С какой сложностью столкнулись

Немного подвели гугл-таблички, точнее API гугла. Сообщения в таблицу приходили с серьезной задержкой. А так как большинство вопросов люди обычно задают под конец выступления, некоторые вопросы просто не успели озвучить. И в целом неудобно, что человек вопрос отправил, а зачитать сразу его не получается.

Что делать?

Чтобы исправить эту проблему, планируем на следующей конференции подстраховаться и дублировать полученные вопросы еще в Телеграм-чат организаторов.

Другой вариант исправления — переделать механику: сделать чат организаторов в ТГ и там создать темы под каждое выступление, чтобы бот пересылал вопросы именно в нужную тему.

При таком варианте мы не будем зависеть от дополнительных сервисов и скорости их работы. В то же время придется придумать, как помечать вопросы, которые уже задали или разобрали параллельно с другими. В этом плане гугл-таблица удобна тем, что в соседней колонке можно ставить пометки.

Возможно, объединим оба способа и сделаем так, чтобы на следующей конференции организаторы имели все тузы и возможности в рукаве)

Сбор отзывов

После конференции всем участникам предлагали поделиться впечатлениями.

Для сбора обратной связи использовали ссылку с хвостиком OS. Мы запрашивали отзывы не только в личной рассылке, но и в общем чате конференции. Поэтому такие ссылки с пред выбором запуска ТГ-СТАРТ очень удобны: они работают, как UTM-метки, которые распознает бот.

Бот распознает CODE и может по нему запускать нужный сценарий бота — в данном случае предложение пройти опрос и затем цепочку вопросов.

Обратная связь состояла из пары открытых вопросов (что понравилось, а что нет) и вопросов с кнопочками-смайликами о степени удовлетворенности докладом каждого спикера.

Результаты собирались в гугл-таблицу для дальнейшего анализа.

Бот-тиндер: организуем нетворкинг с помощью бота

Тиндер — это сложная механика, состоящая сразу из нескольких ботов. Здесь были и напоминалки, и онлайн-запись, и выдача информации по расписанию. То есть это сразу комплекс ботов, которые работают и в личке, и в чате. И всё это на базе гугл-таблицы с расписанием.

Возможность принять участие в бизнес-встречах были только у офлайн-участников конференции. Для них правила участия были закреплены в главной кнопке меню.

Кроме правил, по кнопке  «Бизнес-тиндер» можно было проверить:

• какие запросы ты писал и какой по ним сейчас статус — нашелся ли спикер, если да, то где и во сколько встреча;
• на какие встречи ты отозвался, что придешь как участник или спикер — то есть расписание встреч каждого участника

Механика бизнес-тиндера

Участник пишет в чат вопрос с хештегом, бот присваивает номер запросу и формирует сообщение с кнопкой для откликов:

Эксперт, готовый ответить на вопрос, нажимает кнопку  «Откликнуться». Бот предлагает ему выбрать время встречи и номера диванчиков.

Выбранное время и место встречи, спикер и тема отображались в гугл-таблице:

В общий чат конференции прилетело сообщение с кнопкой  «Присоединиться».

Любой желающий мог нажать  «Присоединиться» и прийти на встречу.

Так как на диванчиках комфортно можно было разместиться лишь 4 участникам, то на количество присоединившихся стояло ограничение. Если человек шел пятым, ему приходило предупреждение, что места на диванчике уже заняты, но можно подойти и послушать спикера стоя.

Автору запроса бот направлял в личку персональное приглашение, что на его запрос нашелся эксперт. Там была кнопка  «Подтвердить участие». Когда автор вопроса подтверждал, спикеру приходило сообщение, что встреча состоится.

За 5 минут до начала всем откликнувшимся и присоединившимся приходила напоминалка с темой, местом, временем и именем спикера. В чат тоже приходила напоминалка с расписанием и списком всех диванчиков, какие свободны, какие нет.

Организаторы в своем чате тоже видели эти сообщения и должны были проследить, чтобы в нужное время диванчик оказался свободен.

Вот так выглядело расписание в гугл-таблице:

Там, где сейчас написано ПРОШЛО, стояла динамическая формула, которая автоматически меняла слово  «Свободно» на  «Прошло», если время встречи уже наступило. Это было сделано, чтобы бот не предлагал время встреч, которое уже не актуально.

Составление формулы осложнялось тем, что в Екатеринбурге часовой пояс отличается от московского на 2 часа, а гугл-таблица работала по поясу мск. Поэтому пришлось заводить дополнительный столбец для пересчета времени в нужный часовой пояс. Ведь важно было в таблице отобразить актуальное для участников время, но при этом и гуглу объяснить, что нужно проверять текущее время, откорректированное на 2 часа.

Техническая часть бота-тиндера

Чтобы красиво выдавать информацию по всем запросам и встречам человека, брали поиск по ключу в гугл-таблице, а потом результат преобразовывали через массив.

По хвостику ТГ СТАРТ в ссылке бот понимал, с какой кнопки на какой запрос откликнулись люди. Там в конце был номер запроса, на нем всё и базировалось.

Проверялось на входе через условие с регулярным выражением.

Чтобы направить напоминалки участникам встречи, обновлялся массив с id участников. Далее бот проверял наличие каждого участника в этом массиве, и если было совпадение, то через 2 минуты выдавал напоминалку про встречу.

Напоминалка в чат и спикеру в личку делалась отдельной цепочкой с таймера на каждую встречу, поэтому бот выглядел внушительно и красиво.

Стояла проверка, что если ВСЕ 3 диванчика свободны, то нет смысла отправлять напоминалку в чат.

Здесь тоже информация преобразовывалась из массива данных гугл-таблицы, записывалась в переменные и далее выдавалась в чат.

Спикеру в этом же боте отправлялось сообщение в личку. Здесь использовали полезную функцию — галочку  «Применить действие на конкретного пользователя» и указать получателя по id. Этот id подтягивался из элемента массива гугл-таблицы

И так по каждому из 3 диванчиков проходили. Далее бот переходил в следующий таймер на ближайшую встречу

С чем столкнулись

К сожалению, в бизнес-тиндере было очень мало участников. Скорее всего, причина в том, что мы объявили о нем только на конференции. Люди просто не успели разобраться. Да и программа была такая насыщенная, что не было времени полноценно вникнуть в то, что им предложили. 

А некоторые участники даже не зашли в чат-бот — им и так хватало информации.

Чтобы стимулировать аудиторию, отправили мотивационную рассылку в боте и попросили модераторов сделать объявление. Предложили призы за активности в тиндере — самым активным, кто оставляет вопрос и кто чаще всего откликнется на вопросы других участников.

Это дало кратковременный небольшой всплеск, но всё же активность была совсем небольшой.
В итоге состоялась лишь одна встреча.

На следующих мероприятиях учтем эти моменты. Будем заранее объяснять, что такое бизнес-тиндер, кому полезен и как принять участие.

Итог: о пользе Telegram-ботов для конференции

Боты полезны для участников конференции.

• Они быстро и в любое время выдают нужную информацию и помогают сориентироваться.
• Вовремя высылают напоминания.
• Берегут от спама и голосовых.
• Позволяют удобно задавать вопросы и делиться обратной связью.
• С помощью ботов можно организовать вовлечение аудитории, розыгрыш призов или даже нетворкинг, как в бизнес-тиндере.

Организаторам чат-боты помогают автоматизировать взаимодействие с аудиторией.

• Можно сократить количество модераторов, курирующих чат, ведь бот и выдаст нужную информацию, и удалит спам.
• Боты позволяют в удобной форме собирать и анализировать фидбэк от участников.
• Они упрощают работу модераторов зала по сбору вопросов спикерам от онлайн-участников.
• Сегментация аудитории с помощью ботов позволяет работать точечно с участниками разных тарифных планов и вычислять тех, кто не приобрел билет.
• С помощью чат-ботов можно вовлекать аудиторию, организовать геймификацию и даже такие сложные механики, как бизнес-встречи.

---

Если есть вопросы по созданию ботов, пишите: vk.me/tan_kuz_2017

---

Создавала ботов и предоставила материалы Татьяна Кузнецова

Подготовила статью Ольга Бастырева