Планирование для фрилансеров: 9 эффективных методов тайм-менеджмента

Время на прочтение: 5 минут(ы)

Фрилансерам важно подобрать подходящий метод тайм-менеджмента, иначе сложно будет организовать рабочие процессы эффективно. Плюс есть риск перейти в режим работы 24/7, при этом всё равно ничего не успевать и быстро выгореть. В этой статье описали сразу 9 методов тайм-менеджмента, которые подойдут фрилансерам. Некоторые из них можно комбинировать между собой, чтобы получить идеальный именно для вас способ.

Зачем вам тайм-менеджмент и планирование

Если вы уверены, что планирование не для вас – вы пока просто не нашли оптимальный для себя вариант. Планирование работает и может экономить вам много часов и нервов.

Многие считают, что план – это когда в вашем календаре всё расписано по часам. Такой метод тайм-менеджмента тоже есть, но он – всего лишь один из многих, и подходит далеко не всем.

Чем меньше вы зависите от внешних рамок, тем важнее вам самостоятельно планировать свою работу и жизнь.

Некоторые фрилансеры выгорают и возвращаются в офис именно потому, что не справляются с организацией времени. Всю их жизнь поглощает работа, ни на что не остается времени и сил, а задач всё равно больше, чем часов в сутках.

Далее рассмотрим 9 методов тайм-менеджмента и планирования, которые наиболее подходят фрилансерам и могут упростить им жизнь.

9 методов тайм-менеджмента для фрилансеров

1 метод тайм-менеджмента: 45/15

Этот метод также известен как одна из вариаций метода Pomodoro, названного в честь старых кухонных таймеров в виде помидорки.

Суть метода в том, что всё рабочее время вы разбиваете на чередующиеся отрезки по 45 и 15 минут. Как в школе: урок и перемена. 45 минут занимаетесь основными задачами, а потом 15 минут отдыхаете или делаете что-то принципиально другое.

Люди, работающие из дома, часто тратят эти 15 минут на домашние дела, освобождая от них вечер.

2 метод: Тематические блоки

Этот формат хорошо подходит тем, кто работает одновременно над несколькими проектами. Также это ваш выбор, если работа связана с большим объёмом материала, в который нужно погрузиться в начале работы. Например, вы пишете большие сложные тексты.

Пользуясь таким методом планирования, вы разбиваете всё своё время на большие куски – от 2 до 4 часов. И каждый из них посвящаете определенному проекту или делу.

Чаще это 2 куска в день, посвященные разным задачам: до обеда и после. Плюс часовой перерыв между ними для комфортного переключения.

3 метод: Жесткие/мягкие дни

Этот вариант планирования не очень распространен, при этом очень эффективен для всех, кому не подходит расписанный по часам график.

Суть системы  в чередовании:

• Дни, когда всё четко расписано по часам.
  На такие дни хорошо ставить встречи, созвоны, походы куда-то по предварительной записи и т.п.
• Дни, когда мало планируете, а просто делаете что хочется или кажется важным в данный момент.
  В такие дни хорошо идут стратегические и творческие задачи, а также  дела, для выполнения которых необходимо собрать информацию.

Это очень продуктивная система, если у вас большой объём задач, а постоянно жить по часам раздражает.

4 метод: Закрытые списки дел

Если вы склонны планировать больше задач, чем реально выполнить, или в течение дня добавляете в имеющийся план новые дела, этот формат для вас.

Суть его в том, что вы пишете список дел, ограниченный одним стикером или списком из фиксированного количества пунктов – и больше ничего не делаете. Если закончили раньше – идёте отдыхать. Если появились новые задачи – записываете их на завтра.

Это сильно поднимает самооценку, обрушенную бесконечным «весь день работали, а список задач стал только длиннее».

Метод не подходит, если суть вашей работы – реагировать на входящие задачи.

5 метод: Блочная система 

Это метод похож на блочную систему, но с дополнениями. Её придумал драматург Александр Молчанов. Он предлагает делить рабочее время на 4 части:

1. Концентрация – самые важные и ответственные задачи, требующие вашего внимания.
2. Коммуникация – всё, что связано с общением: звонки, письма, совещания, переговоры, встречи.
3. Рутина – нужные, но повторяющиеся и не очень сложные задачи.
4. Тупки – относящиеся к делу, но не требующие фокуса дела. Это может быть даже скроллинг тематических новостей.

Для сов порядок обратный.

6 метод: Цель дня/ недели/ месяца

Если у вас есть цель, которую важно достичь за определенный отрезок времени, можно воспользоваться этим способом.

Сформулируйте конечную цель и определите, когда её нужно достичь. Допустим, это цель года. Затем разбиваем путь к ней на 12 шагов – получаем цели каждого месяца. Ближайшую цель месяца делим на 4 составляющие, чтобы получить цели недели, и затем планируем каждый день, исходя из цели недели.

Конечно, план будет корректироваться в процессе. Но этот метод позволит вам на самых ранних этапах заметить, что вы не укладываетесь в график или что-то идет не по плану. И принять меры.

Этот способ планирования хорошо применять в ситуации, когда ваши глобальные цели страдают из-за объема срочных задач или рутины.

7 метод: 1-3-5

Еще один способ выгребания из аврала. Если задач заведомо больше, чем времени, и все они важные – начинаем с любого места. А чтобы не убиться, планируем по методу 1-3-5.

1 задача – объёмная и самая важная, её будем делать первой.

Ещё 3 – средние и чуть менее авральные. Их делаем, если остались силы после основной.

И 5 совсем маленьких – на случай, если вдруг хватило времени.

Список пишем накануне и ничего сверх него не делаем, даже если освободились быстрее.

8 метод: Списки задач и разбивка по продолжительности/месту

Вы наверняка время от времени пишете списки – дел, покупок, того, что нужно взять с собой. Предлагаю два способа повысить эффективность этих списков.

Одним из них вы наверняка пользовались, даже если никогда об этом не задумывались. Это список дел, привязанный к конкретной локации. 

Если вы хоть раз в жизни писали список того, что нужно купить в магазине – это он. Полезен, если вы много перемещаетесь по работе или живете в нескольких местах. У вас могут быть отдельные задачи для дачи, офиса, гаража, дома родителей и пр. Некоторые программы позволяют даже привязать список к геолокации, чтобы телефон напомнил вам об этих задачах, когда вы окажетесь в нужной точке.

Второй формат используют реже. Это списки по времени. Между тем, они позволяют довольно быстро разгрести большие объёмы мелких задач. 

Суть способа в том, что вы не просто записываете дело в список, а примерно прикидываете, сколько времени оно займёт, и делаете отдельные списки задач на 5, 15, 30 минут. Можно ещё на час и полтора.

Помним, что дело, которое быстрее сделать, чем записать, лучше сразу сделать!

После этого в ситуации, когда у вас образовалось незапланированное окошко, вы открываете соответствующий список и выполняете оттуда задачи. Вместо того, чтобы все 15 минут листать ленту или думать, чем заняться.

Таким образом, в очереди, в пробке или транспорте, когда у вас отменилась встреча или кто-то опаздывает, если вы раньше закончили дела – у вас всегда есть чем полезным занять освободившееся время. Поверьте, ваши гигантские списки закончатся очень быстро!

9 метод: Диаграмма Ганта

По сути это таблица, в которой по горизонтали указано время, а по вертикали – список задач. На пересечении задачи и даты, когда она должна была сделана, вы пишете ответственного или отмечаете окошко цветом, если таблица для одного человека.

Этот метод особенно эффективен, когда мы планируем большой проект на несколько недель или месяцев, либо несколько параллельных проектов. Он позволяет увидеть пиковые нагрузки и распределить часть задач на другое время.

В интернете можно найти много шаблонов для заполнения этой таблицы со всевозможными усложнениями, но главный принцип именно в этом, и вы можете сделать такой план в любой табличке сами.

---

Разумеется, методов планирования гораздо больше. Но большинство из них – это компиляции упомянутых здесь инструментов. Вы сами можете собрать из них вариант, который подойдет именно вам.

Экспериментируйте, и пускай планирование станет тем инструментом, который позволит вам найти время на все интересные и важные для вас занятия. Для того оно и существует.

---

Эти 9 методов тайм-менеджмента для фрилансера для вас собрала Эмма Михейкина – продюсер, коуч, трекер, бизнес-консультант, специалист по планированию и формированию сообществ. Задать вопросы можно здесь

---

Автор: Эмма Михейкина

Редактор: Ольга Бастырева