Как автоматизировать рутину в бизнесе: создаем бот сбора данных в Телеграм

Представьте, что в вашем бизнесе всё считается само: сметы, бюджеты, зарплаты сотрудникам… Подобную магию вне Хогвартса позволяют творить чат-боты! В этой статье рассказываем про бот сбора данных в Телеграм. Как с его помощью навести в бизнесе порядок, систематизировать всю информацию, минимизировать ошибки в данных. А самое главное — избавиться от рутины.

О проекте

Клиент занимается ремонтом квартир и домов под ключ. Есть штатные сотрудники (2 прораба, плиточник, маляр и сантехник). К работе также привлекаются наемные бригады (вентиляционщики, электрики, сантехники, гипсокартонщики, маляры, специалисты по умному дому, мраморщики, паркетщики и стяжечники).

Проблема заказчика

Нет понимания:

• сколько чистой прибыли приносит бизнес,
• укладывается ли клиент в цифры, указанные в коммерческом предложении,
• где необходимо заложить бОльший бюджет, а где можно сэкономить,
• заработная плата считается вручную.

Цель нашей работы

• систематизировать данные по расходам,
• просчитывать чистую прибыль по каждому объекту,
• просчитывать отработанные смены и ЗП всех работников.

И всё это АВТОМАТИЗИРОВАТЬ

Решение: создаем наглядные таблицы, информация в которые подтягивается через чат-бот. Сотрудники ежедневно заполняют в боте информацию по каждому проекту, она появляется в таблице, где всё автоматически считается. Для удобства восприятия важные графы и столбцы подсвечиваются цветом в зависимости от ситуации на проекте. Например, бюджет заканчивается — графа загорится красным, чтобы точно её не пропустить.

Для чего нужен бот для внесения данных

• Чтобы не нужно было ежедневно заходить и вносить данные.
  Со слов моих клиентов, которые пользовались подобными таблицами без интеграции с ботом, отчет ежедневно не вносился. Данные забывались, как результат — статистики нет.
• Чтобы отчетные данные мог вносить не только владелец бизнеса, но и сотрудники компании.
  Согласитесь, вряд ли владелец захочет дать сотруднику ссылку на таблицу с важными данными. А так сотрудник вносит отчет без доступа к таблице.
• Минимизация ошибок в таблице.
  Опять же, как показала практика, когда данные вносятся вручную, часто их вносят не в ту графу, могут нечаянно удалить другие данные и т.д. А нам это не нужно.
• Чтобы владелец видел все данные по бизнесу, даже не заходя в таблицу.
  Все внесенные отчетные данные автоматически отправляются в чат, созданный для каждого объекта отдельно.

1 этап: Систематизация данных

Для начала вместе с клиентом разработали Google-таблицы с необходимыми данными.

1. Google-таблица по проектам

Составили таблицу, в которую включены:

• расходы по проекту — вписываются вручную, данные берутся из коммерческого предложения по данному объекту;
• расходы по факту — подтягиваются автоматически из столбцов, которые будут заполняться с помощью чат-бота;
• графа с остатками на данный момент — необходимо, чтобы собственник бизнеса мог оценить, сколько средств осталось и сколько на каждый конкретный этап ремонта можно еще потратить и не выйти за рамки бюджета. Данные заполняются автоматически. Плюс в зависимости от того, какой процент бюджета от проекта реализован, графа меняет интенсивность окрашивания;
• закрытие — выбирается вручную из выпадающего списка;
• % закрытия и остаток при закрытии — высчитываются автоматически. % закрытия также меняет интенсивность окрашивания в зависимости от его значения;
• в строке ниже высчитывается значение чистой прибыли, которая будет иметь верное значение при окончании работ и равна расходам по проекту минус расходы по факту.

• ниже на этой же странице отображается вся информация по сотрудникам (штатным и внештатным) за весь период работы на данном конкретном объекте: количество часов и смен. Информация подтягивается автоматически из заполняемых через бота данных;
• также ведется запись авансов (дата и сумма) — авансы вносятся через чат-бот, чтобы владельцу не нужно было заходить в таблицу и вписывать данные вручную.

Также в таблице есть столбцы со всеми этапами работы, в которые будут вноситься затраты по объекту.

Данные в эти столбцы вносятся через бота.

• Далее вносятся данные по сотрудникам (также через бота)

2. Google-таблица по сотрудникам

Работа сотрудников по месяцам отмечается в другой таблице.

• Здесь всё то же самое, что и в предыдущей таблице, только данные вносятся по каждому месяцу в отдельный лист, а внизу суммируются все данные за конкретный месяц для удобства подсчета заработной платы.
• В таблице ведется подсчет заработной платы штатных сотрудников. ЗП внештатных сотрудников не ведется, т.к. она зависит только от выполненной работы.
• Данные по сотрудникам вносятся через бота один раз, а бот уже вносит эти данные сразу в обе таблицы.

2 этап: Создаем бот сбора данных в Телеграм

Таблицы рассмотрели, теперь перейдем к внесению в них данных с помощью чат-бота

Безопасность

Данные по расходам и работе сотрудников будут вносить прорабы владельца бизнеса, а также сам владелец. Они переходят в бота и регистрируются в нем. Чтобы случайные пользователи не попали в бота, мы ставим пароль на него.

Как пользователь вносит отчет

Ежедневно в 19:00 всем пользователям бота приходит сообщение с предложением внести отчет с тремя вариантами ответа:

1. готов внести данные сейчас;
2. внесу данные позже;
3. данных для отчета нет.

Если сообщение было проигнорировано, то через 2 часа снова приходит сообщение с предложением внести данные. Если сообщение было проигнорировано во второй раз, то это же сообщение приходит еще раз в 8:00 следующего дня.

В любой момент можно внести данные, выбрав в меню соответствующую команду

Внесение аванса

Чтобы внести аванс, необходимо зайти в ТГ-чат с ботом, написать слово «аванс» либо выбрать нужную команду через меню. Бот попросит выбрать объект и вписать сумму аванса, после чего внесет ее в таблицу (см. фото в карусели)

Добавление объекта

В боте есть возможность вносить новый объект либо перезаписывать законченный объект.

Для этого необходимо ввести в диалог с ботом «Новый объект» либо выбрать соответствующую команду меню.

Бот запросит название нового объекта, подскажет, что нужно сделать и обновит необходимые переменные для нового объекта. После этого в перечне объектов появится еще один объект.

Если остались вопросы или хотите внедрить в свой бизнес подобный бот, пишите vk.me/olga_zimens

Автор: Ольга Зименс

Редактор: Ольга Бастырева