Как автоматически записывать людей на мероприятия: собираем чат-бот
Как специалисту или эксперту освободить время для действительно важного? Правильно, автоматизировать рутину. Именно об этом эта статья. В ней я расскажу, как собрать чат-бот ВКонтакте, который будет автоматически записывать людей на мероприятия.
Эта схема по сути подойдет для любых мероприятий, проходящих с определенной периодичностью. Адаптировать ее под свой проект не составит особого труда. Она универсальная и убирает всю рутину по замене дат.
То есть, построив подобную схему один раз, вы полностью избавите себя от постоянной необходимости заходить в нее, чтобы менять какую-либо информацию (даты, блоки проверок дат и пр.). Более того, чтобы менять сами даты, не нужно даже в сервис залезать. Всё меняется меньше чем за минуту прямо с телефона (об этом в конце).
Небольшое лирическое отступление, чтобы в очередной раз признаться в любви самому замечательному сервису автоматизации ❤ BotHunter ❤
О проекте
Руководитель сообщества ВКонтакте «Психологические консультации, игры и тренинги» проводит психологические трансформационные игры в Петрозаводске. Игры проходят каждый месяц, определяются две даты на выбор.
Раньше запись проходила через личку или сообщения группы в свободной форме, что отнимало много времени у ведущей. Таким образом, встала задача автоматизировать запись игроков, попутно давая ответы на частые вопросы об игре. А также была необходима возможность автоматически формировать список записавшихся на конкретные даты и их количество по запросу админа.
Для этого соберем бот с помощью сервиса BotHunter
«Бот-регистратор»
Схема бота небольшая, целиком выглядит так:
![схема чат-бота в ВК](https://sun3-23.userapi.com/impg/ZzqBAzDMZ6JIqY9ubmLxnC4HpT4u7370Ym4-YA/uU_kXZu6tq4.jpg?size=807x562&quality=96&sign=82ab5224ccfe5ec45f59b46ab9351853&type=album)
Пройдемся по логике схемы и рассмотрим ее поближе
Бот срабатывает на слово «играть» (см. скрин ниже👇).
Далее идет добавление в списки: в обычный список тех, кто интересовался играми (используем для последующих догревающих рассылок) и облачный список, из которого сразу в рекламный кабинет в ретаргет.
После приходит первое сообщение с кнопками, при помощи которых пользователь может узнать, в какие даты проходят игры (ближайшие известные), сразу записаться на одну из игр, если захочет, узнать подробнее об игре (для новичков), а также узнать про бизнес-версию игры.
Кнопки все многоразовые, чтобы в любой момент можно было нажать на любую из них и получить нужную информацию, даже если уже вылетел из бота.
![чат-бот ВКонтакте](https://sun9-14.userapi.com/impg/YQlQWkx9Nmvy8xBBwA5X-yRNX28ku9ZJq5elMg/WcBRYO0fPks.jpg?size=807x660&quality=96&sign=b82c3e546a1f30142387f99a7becab5d&type=album)
Значения дат находятся в переменных сообщества (глобальных) и автоматически подставляются во все блоки, в текст и кнопки.
Добавляем в список тех, кто смотрел даты, — в дальнейшем используем его для рассылок, за минусом тех, кто в итоге записался.
Когда пользователь выбирает удобную дату, записываем его ответ в пользовательскую переменную data.
В каждом блоке сообщений стоят напоминалки через час бездействия, чтобы возвращать в диалог тех, кто отвлекся.
![чат-бот в ВК бесплатно](https://sun9-45.userapi.com/impg/G5YAcZ3oUEwFVSb_o_KxjBzkojkg3uWooo7y6g/XeXtvJlx7aQ.jpg?size=807x447&quality=96&sign=4c5c94b0f8bf9193e390887a1a5bad9c&type=album)
Далее (см. скрин ниже👇), так как многие хотят прийти с друзьями, идет вопрос о количестве игроков. Ответ фиксируем в две переменные:
{%кол_чел%} — для того, чтобы админу дать эту информацию в тексте уведомления после регистрации пользователя.
{%kol_dop1%} и {%kol_dop2%} — для того, чтобы считать общее количество игроков (для двух дат отдельно) и выдавать админу в общем отчете. Простой вывод количества пользователей в списке тут не подходит, так как в список попадает только тот пользователь, который проходит бота, а не его друзья.
![собрать чат-бот в ВК](https://sun9-65.userapi.com/impg/d_wA621t3kLWuCEdMA4_wFf1FSfIX_ZKKYy6Qw/MDR6twHCcu8.jpg?size=807x550&quality=96&sign=bebc5101234fd5801f4aefd379ffcbf9&type=album)
Иногда случается так, что на какую-то дату записывается меньше человек, чем нужно для проведения игры (необходимо не менее 7), поэтому далее уточняем, можем ли мы в такой ситуации позвать пользователя на другую дату или ему другие даты не подходят.
После ответа пользователю приходит сообщение с подтверждением регистрации, а админам — уведомление о записи на игру, в котором содержатся все необходимые данные о пользователе. Также в сообщении есть хештег, по которому можно быстро отфильтровать и найти все сообщения с запиcью на игру в диалоге с группой.
![простые чат-боты](https://sun9-1.userapi.com/impg/zvoJ-aopan4auBW-dNzzrjEtQaUAXS5VrAfjBg/PWlmcdle5ig.jpg?size=807x371&quality=96&sign=6660512c672d4176085b71fb51f2436c&type=album)
Затем пользователь в зависимости от того, какую дату он выбрал, попадает в один из двух списков. Эти списки нужны, чтобы выводить в отчете админу список с именами и фамилиями записавшихся.
![Автоматизация в ВК](https://sun9-78.userapi.com/impg/0gMyBl6kWJ1yIVSOmDZ-O5MQwptjbL0K7gn_IA/T-emdUj5Eh4.jpg?size=698x773&quality=96&sign=ffd581190a41756668af96c1bcd16463&type=album)
Дальше в определенное время (у нас это за 2 дня до даты игры) необходимо прислать сообщение с просьбой подтвердить участие.
И вот тут я не пользуюсь обычными таймерами с датами, ведь мне нужно, чтобы эта схема была универсальная и подходила под любые даты всегда, без внесения в нее постоянных корректировок.
Поэтому я для начала нахожу разницу в днях между двумя датами — текущей датой и датой игры, на которую записался пользователь (см. скрин👇)
![как собрать чат-бот](https://sun9-78.userapi.com/impg/0AO9xsR6V0W6pctuzJp8dfQQsWc8etmJEvZvhA/CH4d-FrC1Vc.jpg?size=807x662&quality=96&sign=027d79092aa4feaf57fbea8224ed9cf9&type=album)
Тут есть несколько вариантов: люди могут записаться как задолго до игры, так и за 1 день или даже в день самой игры. Поэтому у меня стоит несколько блоков проверки условия.
- Если количество дней больше 3-х, то запускаем его на таймер, и на следующий день процедура повторится. Она будет повторяться до тех пор, пока количество дней не станет равным 3 (см. скрин 👇).
![сделать чат-бот в ВК](https://targethunter.ru/blog/wp-content/uploads/2023/06/image-18-900x586.png)
- Если же пользователь записывается за 2 дня до игры, (т.е. как раз в тот день, когда должно прийти напоминание), то тогда он попадает на таймер до завтра (это чтобы не закидывать сообщениями) (см. скрин 👇).
![схема бота](https://targethunter.ru/blog/wp-content/uploads/2023/06/image-19-887x900.png)
- Если за день до игры — тоже таймер до завтра и далее сообщение со всеми организационными подробностями.
В день игры (да, такое тоже бывало, поэтому пришлось добавить) — через 30 сек. то же самое сообщение, что и в предыдущем варианте.
Так мы не будем «задалбывать» людей кучей сообщений подряд, а даем информацию порционно, дав передохнУть (ударение на последний слог, если что 😁)
Когда вычисляем разницу между датами, то в формате, в котором она будет выводиться, у меня стоит значение а (хотя этого нет в «доступных форматах»). Если будете выводить дни через d, то в ситуации, когда дата находится на стыке двух месяцев, бот будет считать дни в пределах одного месяца и выводить неверную цифру, поэтому для вывода реального количества календарных дней — нужно ставить a. Просто возьмите на заметку 😉
После получения подтверждения участия или отказа сохраняем пользователей в соответствующие списки (во втором случае ещё удаляем из списков участников игр), и админу приходит уведомление (см. скрин 👇)
![чат-бот схема](https://sun9-57.userapi.com/impg/8HddQcgE3dx07HDzv3nldKjQCpgQJI8CEQlk7A/MAa-yraCKdw.jpg?size=807x541&quality=96&sign=5e9fca7ae1c23b192d1cbbabfc8b593f&type=album)
А теперь перейдем к самому интересному…
Как же эта система управляется без вмешательства в саму схему и необходимости заходить в ТХМ?
Для этого у меня есть специально обученный «админский бот». В нем (помимо других функций) можно посмотреть, кто записался на игры в текущем месяце, поменять даты игр и очистить списки записавшихся с прошлых дат, когда будут поставлены новые даты.
На скринах ниже все подробности, как это выглядит и в ТХМ, и со стороны админа.
![собрать простой чат-бот бесплатно](https://sun9-62.userapi.com/impg/ZBdGudDJk0t4lcK2f1CaKWkntIzQWPSLrXqO-Q/hvcCIhy3aaU.jpg?size=807x745&quality=95&sign=f3ee5d3756dbee32dbfee76b723877af&type=album)
![чат-боты во ВКонтакте](https://targethunter.ru/blog/wp-content/uploads/2023/06/image-26.png)
![бот с переменными](https://targethunter.ru/blog/wp-content/uploads/2023/06/image-25.png)
Количество пользователей в списках выводится по такой формуле: {list.НОМЕР_СПИСКА.count} (см. скрин):
![чат-бот с переменными в ВК](https://targethunter.ru/blog/wp-content/uploads/2023/06/image-20.png)
А номер списка берется рядом с его названием (см. скрин):
![чат-бот во ВКонтакте](https://targethunter.ru/blog/wp-content/uploads/2023/06/image-21.png)
А так это выглядит в диалоге. Достаточно один раз настроить, чтобы потом не вникать)
![автоматизация в соцсетях](https://targethunter.ru/blog/wp-content/uploads/2023/06/image-22.png)
![как сделать автоматизацию](https://targethunter.ru/blog/wp-content/uploads/2023/06/image-23.png)
![сервис для чат-ботов в ВК](https://targethunter.ru/blog/wp-content/uploads/2023/06/image-24.png)
Все эти действия занимают буквально меньше минуты, всё быстро и удобно.
Вот так легко и просто организована запись на игры в нашем сообществе.
Читайте также: Как сделать воронку продаж ВКонтакте с помощью BotHunter
На самом деле именно к такому виду схемы я пришла далеко не с первого раза. С этим проектом я работаю уже 4 года, за это время я перепробовала шесть различных вариантов логики, каждый из них был по-своему хорош, но были моменты, которые все же меня не устраивали. А вот текущий вариант, пожалуй, самый удобный и работает как часы уже больше полугода. Поэтому я решила поделиться им с вами.
Если вы все ещё вручную меняете даты ваших мероприятий, то скорее применяйте логику из этого кейса. А если есть вопросы или нет желания самостоятельно заморачиваться с построением — пишите в личку, обсудим 😉
Автор: Юлия Шедевр
Редактор: Ольга Бастырева